Masih bingung membuat notulen dalam suatu rapat? Tenang, kami bakal sajikan contoh notulen rapat lengkap dengan penjelasannya. Yuk, simak ulasan berikut ini!
Notulen rapat adalah dokumen atau catatan singkat suatu perjalanan sebuah forum dalam rapat guna merekam kejadian yang terjadi, mulai dari bahasan sampai hasil rapat.
Para penyelenggara biasanya akan memberikan surat undangan rapat bagi para peserta untuk memastikan kehadiran.
Nantinya, para peserta ini akan dimasukkan dalam hasil notulen rapat sehingga bisa dijadikan acuan untuk acara-acara selanjutnya.
Apa Itu Notulen Rapat?
Menurut KBBI, notulen atau notula rapat adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu kegiatan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Oleh karena itu, banyak format dalam penulisannya notulen rapat resmi.
Adapun notulen bersifat jelas, ringkas, sistematis, dan dapat memberikan informasi secara menyeluruh terkait pembicaraan.
Unsur-unsur yang biasanya ada dalam sebuah notulen rapat di antaranya sebagai berikut:
- Waktu pelaksanaan rapat
- Pihak yang hadir
- Tujuan kegiatan
- Pembahasan
- Hasil rapat
Tujuan Notulen Rapat
1. Menjadi Bukti Telah Terlaksananya Rapat
Umumnya, notulen akan diberikan kepada ketua organisasi sebagai bentuk pertanggungjawaban dan bukti tertulis pelaksanaan rapat.
Lain itu, notulen juga dapat digunakan untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan karena sebagai bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam pelaksanaan rapat.
2. Menjadi Sumber Informasi yang Tepercaya
Informasi yang tertulis dalam notulen tersampaikan secara faktual dan terpercaya kepada seluruh anggota rapat setelah berakhirnya rapat tersebut.
Dengan demikian, notulen bisa digunakan pula sebagai informasi yang dapat diandalkan oleh anggota rapat yang hadir.
3. Tolok Ukur untuk Mengambil Keputusan
Secara tidak langsung, notulen merupakan analisis tanggapan dari seluruh anggota rapat.
Maka dari itu, notulen bisa dipakai sebagai salah satu pertimbangan untuk mengambil keputusan.
Fungsi Notulen Rapat
1. Sebagai Panduan
Dalam rapat, notulen merupakan hasil keputusan bersama yang tertulis dengan jelas dan rinci.
Hasil dari notulen ini nantinya bisa digunakan sebagai panduan untuk memulai sebuah project baru.
Selain itu, notulen rapat juga memuat informasi mengenai siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab untuk kegiatan atau project lainnya.
Informasi inilah yang akan dijadikan panduan.
2. Sebagai Pengingat
Adanya notulen rapat berfungsi pula sebagai pengingat hal-hal apa saja yang diperlukan.
Pasalnya, dalam penulisannya, notulis akan mencatat secara jelas dan diharapkan seluruh tugas setiap anggota rapat bisa selesai sesuai rencana.
3. Penghemat Waktu
Notulen rapat digunakan sebagai penghemat waktu lantaran memuat informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang mesti dilakukan seluruh anggota.
Nantinya, anggota rapat bisa langsung menyelesaikan tugas masing-masing.
Susunan Notulen Rapat yang Baik dan Benar
Susunan dalam penulisan notulen rapat merupakan bagian penting karena bakal memudahkan notulis untuk menulis secara rinci, singkat, dan jelas.
Tak hanya itu, susuan notulen yang baik dan benar dapat membantu pembaca untuk memahami informasi.
Lalu, seperti apa susunan notulen yang baik?
1. Pembuka Notulen
Pembuka dalam catatan notulen adalah bagian awal yang meliputi beberapa hal, di antaranya
- judul atau topik yang dibahas,
- waktu pelaksanaan,
- lokasi pelaksanaan, dan
- anggota yang hadir dalam rapat.
2. Isi Notulen Rapat
Isi notulen memuat sejumlah bagian yang dibahas hingga hasil yang ditelurkan dalam rapat.
Adapun bagian isi ini terbagi ke dalam beberapa bagian:
- Kata sambutan atau pembuka
- Pembahasan
- Hasil dan keputusan
- Waktu berakhirnya rapat
3. Penutup
Terdapat beberapa hal yang perlu tercantum dalam penutup notulen:
- Waktu untuk kegiatan atau rapat selanjutnya
- Tanda tangan sejumlah pihak penting dan bertanggung jawab yang meliputi nama, jabatan, dan tanda tangan
Format Notulen
Format notulen perlu kamu ketahui agar mudah dipahami oleh siapa pun yang membacanya.
Kendati format notulen di berbeda-beda, tetapi terdapat poin-poin yang mesti diperhatikan.
Berikut ini sejumlah poin penting yang harus ada dalam format notulen.
1. Judul Rapat
Poin penting pertama dalam format notulen adalah judul.
Kamu dapat menuliskan judul notulen sesuai dengan tujuan diadakannya rapat.
Sebagai contoh, untuk rapat bulanan tim IT, kamu bisa menuliskan judul “Notulen Rapat Tim IT Maret 2022”.
2. Waktu dan Tempat
Notulen rapat mesti menuliskan waktu dan tempat pelaksanaan secara jelas.
Misalnya, tempat dilaksanakannya rapat atau lebih rincinya bila terjadi istirahat dalam rapat, tuliskan waktu istirahat tersebut.
3. Daftar Anggota yang Hadir
Anggota yang hadir dalam rapat harus ditulis serinci mungkin untuk mengetahui siapa saja yang absen atau tidak hadir.
Cara dan Tips Membuat Notulen Rapat
1. Melakukan Persiapan
Agar lebih efektif, pastikan sebelum rapat dimulai kamu telah mengetahui agenda apa saja yang akan dibahas.
Selain itu, siapkan pula beberapa persiapan seperti alat tulis, laptop, dan lain sebagainya.
Jika dirasa perlu kamu bisa memanfaatkan alat perekam untuk membantu sebagai rujukan atau klarifikasi terhadap detail informasi yang bisa jadi terlewatkan.
2. Catat Peserta yang Hadir
Jangan lupa untuk selalu mencatat peserta yang hadir maupun peserta yang telah diundang tetapi berhalangan.
3. Tulis Poin-Poin Penting
Usahakan untuk selalu fokus pada percakapan yang sedang dibahas dan catat poin-poin pentingnya.
Adapun poin-poin penting tersebut biasanya meliputi beberapa hal, antara lain
- apa yang dibahas,
- apa yang diputuskan,
- apa yang dicapai,
- apa tindakan atau langkah lanjutannya, dan
- tulis perspektif peserta secara ringkas seandainya terjadi debat.
4. Membedakan antara Fakta dan Opini
Untuk menjadi notulen yang baik, kamu mesti mampu membedakan pendapat atau opini dan fakta yang disampaikan para peserta.
Tujuan dengan adanya notulen biasanya agar rapat bisa mengambil perspektif berdasarkan fakta sehingga poin-poin meeting bakal menjadi lebih sederhana dan jelas.
5. Mengecek Hasil
Setelah rapat berakhir, cek kembali atau lakukan review poin penting yang telah kamu tuliskan.
Pastikan bahwa semua keputusan telah tercatat sebaik mungkin.
Contoh Notulen Rapat
1. Contoh Notulen Rapat Perusahaan
Hari/Tanggal : Senin, 23 Maret 2020
Waktu : Pukul 09.00 – selesai
Tempat : Kantor PT Oke Permata
Agenda Rapat: : Pembahasan Mengenai Ulang Tahun Perusahaan
Pemimpin Rapat: Andini Dwi Lestari selaku CEO PT Oke Permata
Notulis : Abdul Sodik
Kegiatan :
- Pembukaan pemimpin rapat
- Sambutan singkat CEO
- Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan
Keputusan Rapat:
Pada hari Senin tanggal 23 Maret 2020, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT Oke Permata yang akan diadakan pada pertengahan bulan Mei 2020.
Maka, tercetus penetapan panitia sebagai berikut:
- Ketua pelaksana : Tommy Welly
- Sekretaris : Sri Wulandari
- Bendahara : Rima Agustini
- Seksi Acara : Mira Lesmana
- Humas : Hendra Setiawan
- Seksi Perlengkapan : Muhammad Abdul Kodir
- Seksi Konsumsi : Mey Saprida Setiawati
Jakarta, 20 Maret 2020
Pimpinan Rapat Notulis
Andini Dwi Lestari Abdul Sodik
2. Contoh Notulen Rapat Dinas
sumber: greatdayhr.com
3. Contoh Notulen Rapat RT
sumber: hashmicro.com
4. Contoh Notulen Rapat Word
sumber: greatdayhr.com/id-id
5. Contoh Notulen Rapat Koordinasi
Hari/Tanggal: Senin, 3 Oktober 2022
Waktu: 09.00 WIB – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lt 3 Fakultas Ekonomi Bisnis
Pemimpin Rapat: Andri Daniel
Jumlah Peserta: 56 orang
Materi Rapat: Penetapan dan Koordinasi Program Kerja Kaderisasi Himpunan Mahasiswa Ekonomi Bisnis
Hasil Keputusan Rapat
- Kaderisasi tahap pertama bakal dimulai 20 Desember 2022
- Kaderisasi tahap kedua dimulai 27 Desember 2022
Notulis: Angga Setiawan
6. Contoh Notulen Rapat Sekolah
sumber: scribd.com
7. Contoh Notulen Rapat Doc
sumber: isplbwiki.net
8. Contoh Notulen Rapat Organisasi
sumber: contohsurat.co
9. Contoh Notulen Rapat Diskusi Online
Hari/Tanggal: Rabu, 7 Juni 2021
Tempat: Online via Gmeet
Waktu: 19.00 WIB
Pembicara: Hengky Kurniawan
Biodata Pembicara
Pekerjaan: HRD di Perusahaan PT Satu Dua Tiga
Pendidikan: Lulusan Psikolog – Universitas Negeri
Isi Diskusi:
Agar lolos interview kerja, ada sejumlah tips dan trik yang bisa dilakukan.
- Menjawab pertanyaan dengan jujur.
- Jika ditanya kelebihan dan kekurangan diri sendiri, lontarkan secara jelas dan berikan solusi untuk mengatasinya.
- Jika tidak lolos usai interview, jangan putus asa dan kembangkanlah potensi diri.
Kesimpulan:
Interview kerja adalah proses yang dipenuhi oleh trial and error serta dipengaruhi oleh berbagai faktor.
Dengan mengetahui tips dan trik, peluang untuk lolos bakal semakin besar.
10. Contoh Notulen Rapat Desa
Notulen Rapat Desa
Hari/Tanggal: Sabtu, 19 Januari 2021
Waktu: 19.00 -21.00 WIB
Tempat: Halaman Rumah Kepala Desa Cibeureum
Pemimpin Rapat: Andi Sopandi
Total Peserta: 23 orang
Bahasan Rapat: Kerja bakti di Desa Cibeureum
Kegiatan Pembukaan:
- Dibuka oleh Bapak Andi Sopandi
- Sambutan Ketua RT
Hasil Rapat:
Untuk menjaga lingkungan Desa Cibeureum yang aman dan nyaman, akan diselenggarakan kerja bakti di Desa Cibeureum yang mulai dilakukan pada Sabtu 26 Januari 2021.
Notulis: Dewi Indri
***
Itulah contoh notulen rapat dan penjelasan lengkapnya, Property People.
Semoga artikelnya bermanfaat, ya.
Pantau terus informasi menarik lainnya di Berita 99.co.
Follow juga Google News kami supaya tidak ketinggalan informasi paling up to date.
Jangan lupa kunjungi www.99.co/id untuk menemukan hunian idaman.
Dapatkan berbagai promo dan diskon menggiurkan karena ternyata beli hunian emang #segampangitu.
