Secara umum contoh rundown acara memuat sejumlah agenda kegiatan, durasi pelaksanaan, penanggung jawab, dan hal-hal penting supaya event berlangsung sesuai rencana.
Rundown atau susunan acara berfungsi sebagai pengingat agar kita tidak lupa mengenai hal-hal penting dari gelaran tersebut.
Terlebih dalam beberapa acara berskala kecil atau besar memiliki karakteristik dan tema berbeda-beda.
Sejumlah kegiatan seperti ulang tahun, konser musik, hingga event penting seperti pernikahan sudah selayaknya memiliki rundown atau susunan acara supaya berlangsung aman dan nyaman.
Apa Itu Rundown?
Menurut buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Kerotokolan, rundown acara adalah rangkaian terjadinya suatu acara dari awal sampai akhir secara berurutan dan sudah direncanakan.
Biasanya, susunan dan rangkaian ini dibuat oleh panitia sebuah acara yang kerap ditemukan pada kegiatan dengan melibatkan banyak orang.
Adapun umumnya acara yang digelar bersifat formal.
Siapa yang Membuat Rundown Acara?
Dalam setiap acara yang akan disusun, terdapat orang-orang yang mempunyai tugas masing-masing supaya acara tersebut berlangsung lancar.
Menukil sejumlah sumber, berikut ini adalah pihak-pihak yang mempunyai tugas untuk menyusun rundown acara dalam kegiatan resmi.
1. Instansi Pemerintahan
Tugas dan wewenang pembuat rundown acara di instansi pemerintahan adalah protokoler atau staf protokol.
Bagian ini umumnya ada pada instansi pemerintahan provinsi atau kabupaten/kota.
2. Perusahaan Swasta
Tugas pembuatan susunan acara di perusahaan swasta dilakukan oleh sekretaris atau Public Relation (PR).
3. Organisasi Sosial
Dalam organisasi sosial kepemudaan atau mahasiswa, pihak yang membuat rundown acara adalah sekretaris atau bagian organisasi, termasuk panitia pelaksana.
Manfaat Adanya Rundown Acara
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, rundown acara dibuat supaya pelaksanaan suatu event dapat berlangsung lancar dan terstruktur.
Selain itu, ada pula sejumlah manfaat rundown acara yang akan didapat. Apa saja?
1. Menjaga Acara agar Berlangsung Tepat Waktu
Manfaat rundown adalah menjaga keberlangsungan acara supaya tepat waktu.
Pasalnya, bukan tidak mungkin kegiatan berlangsung melebihi waktu yang ditentukan lantaran satu dan lain hal.
Dengan adanya susunan ini, seorang pembawa acara bisa mengatur waktu sedemikian rupa.
2. Menghindari Kesalahpahaman
Rundown acara yang diketahui oleh para peserta memungkinkan peserta tersebut mengetahui apa saja yang akan berlangsung.
Oleh karena itu, bisa jadi peserta tidak akan melewatkan tiap-tiap bagian penting atau meninggalkan acara sebelum event berakhir.
3. Mengetahui Alokasi Waktu
Dengan adanya rundown seseorang atau peserta akan mengetahui alokasi waktu dari acara tersebut.
Hal ini tentu saja bermanfaat, terlebih tiap orang memiliki waktu terbatas dalam tiap-tiap aktivitas kesehariannya.
Cara Membuat Rundown Acara
sumber: detik.com
- Susunlah kegiatan berdasarkan tema acara bersama panitia lainnya.
- Lakukan koordinasi dengan panitia Humas terkait tamu undangan, narasumber, atau orang-orang penting yang akan datang pada acara tersebut.
- Susun kegiatan dengan durasi waktu yang diberikan pada acara yang akan dilaksanakan.
- Tentukan tata letak tempat acara berlangsung.
- Tentukan pihak penanggung jawab baik dari laki-laki maupun perempuan yang dianggap mampu dan siap.
- Jika telah dibuat sedemikian rupa, sampaikan rundown acara pada saat rapat koordinasi dengan panitia lain.
- Ubah segera bila dalam rapat terdapat susunan acara yang perlu revisi.
- Jika sudah fix, lakukan briefing atau gladi bersih.
Kolom dan Baris pada Rundown Acara
1. Kolom Nomor
Dalam pembuatan rundown, kolom pertama umumnya diisi dengan nomor yang berisi nama kegiatan dari urutan pertama sampai akhir.
Memang, kolom tidak selalu diperlukan, tetapi hal ini cukup penting agar tidak ada yang luput dari susunan acara yang dibuat.
2. Kolom dan Baris pada Susunan Acara
Isi dari kolom ini berisikan semua susunan acara guna mengatur rangkaian acara.
Selain itu, kolom dan baris ini pun bias bermanfaat untuk memudahkan dalam pembacaan tabel.
3. Kolom Waktu
Kolom waktu penting dalam penyusunan rundown untuk menunjukkan kapan dimulai dan berakhirnya sebuah event.
Waktu dalam rundown bisa jadi panduan yang tidak bisa diganggu gugat dan seluruh rangkaian mesti sesuai dengan waktu yang telah disusun.
4. Kolom Kegiatan
Isi dari kolom ini menunjukkan seluruh kegiatan yang akan berlangsung.
Kolom acara mesti sesuai dengan kolom waktu sehingga acara sesuai dengan waktu yang ada.
5. Kolom Penanggung Jawab
Isian dari kolom penanggung jawab adalah seseorang yang memang telah ditunjuk sebagai orang yang bertanggung jawab pada susunan acara.
Hal ini bertujuan agar koordinasi semakin mudah ketika ada satu dan lain hal.
6. Kolom Keterangan
Hal-hal lain dari suatu acara biasanya ditulis di kolom keterangan.
Dalam artian, kolom keterangan ini bertujuan untuk memuat informasi tambahan.
Contoh Rundown Acara Berbagai Event
1. Contoh Rundown Acara Seminar
sumber: id.scribd.com
2. Contoh Rundown Acara Gathering Alumni SMA
| Waktu | Kegiatan | Tempat |
| 07.30-08.00 | Registrasi Peserta Alumni Setiap Angkatan |
Gedung Pertemuan SMA Jaya Abadi, Jakarta
|
| 08.00-08.30 | Pembukaan Acara | |
| –   Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
–   Sambutan Ketua Panitia –   Sambutan Ketua Angkatan Alumni –   Sepatah Kata dari Kepala Sekolah SMA |
||
| 08.30-09.30 | Sharing Alumni SMA Jaya Abadi | |
| 09.30-09.45 | Hiburan dari peserta Alumni | |
| 09.45 -10.00 | Coffee break | |
| 10.45-12.00 | Pembahasan Struktur Organisasi Alumni SMA Jaya Abadi | |
| 12.00-13.00 | Istirahat, Sholat, Makan Siang (Ishoma) | Gedung Pertemuan dan Masjid Sekolah SMA Jaya Abadi |
| 13.00-13.30 | Pengumuman oleh Perwakilan Alumni kepada pihak SMA Jaya Abadi | Gedung Pertemuan SMA Jaya Abadi |
3. Contoh Rundown Acara 17 Agustus
sumber: id.scribd.com
4. Susunan Acara Rapat Perusahaan
| Waktu | Kegiatan | Tempat |
| 08.00-08.30 WIB | Pembukaan Rapat oleh MC | Ruang Rapat Direksi PT. Graha Senja Bandung |
| –   Pembacaan Doa–   Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
–   Sambutan Direktur Utama PT. Graha Senja –   Sambutan Kepala Bagian Umum PT. Graha Senja |
||
| 08.30-09.00 WIB | Pembacaan laporan singkat dari masing-masing bagian, serta pengecekan daftar hadir dari setiap perwakilan bagian | |
| 09.00-09.15 WIB | Coffee Break | |
| 09.15-10.30 WIB | Pembahasan inti acara rapat, yakni mengenai evaluasi kinerja karyawan. | |
| 10.30-11.00 WIB | Diskusi dan Tanya Jawab pada sesi rapat | |
| 11.00-12.00 WIB | Pengambilan Keputusan dan Pembacaan Kesimpulan Rapat | |
| 12.00 WIB | Rapat Selesai dan Penutupan Rapat |
5. Rundown Acara Pelantikan Komunitas
| Waktu | Kegiatan | Tempat |
| Pukul 08.00-08.30 WIB | Pembukaan Acara oleh MC | Balai Besar Komunitas Alam Hijau
|
| –   Pembacaan Doa–   Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
–   Sambutan Ketua Panitia –   Sambutan Ketua Komunitas Alam Hijau |
||
| Pukul 08.30-09.00 WIB | Pengisian Materi oleh Ketua Komunitas Alam Hijau | |
| Pukul 09.00-09.15 WIB | –   Hiburan ( tari tradisional oleh Pengurus Komunitas Alam Hijau)–    Coffee break | |
| Pukul 09.15-11.00 WIB | Acara Inti (Pelantikan Kepengurusan Baru Komunitas Alam Hijau) | |
| Pukul 11.00-11.30 WIB | Pengisian Ketua Kepengurusan Baru Komunitas Alam Hijau | |
| Pukul 11.30 WIB | Penutupan Acara |
6. Rundown Acara Doc
sumber: scribd.com
7. Template Rundown Acara
sumber: gramedia.com
8. Contoh Rundown Acara Wisata atau Piknik
Berikut adalah contoh rundown acara piknik atau wisata yang dilakukan oleh sebuah perusahaan.
| Acara | Penanggung Jawab | Jam (dalam WIB) |
| Kumpul di halaman kantor | Seluruh panitia | 05.30 |
| Sosialisasi ke peserta | Dewi, Anggi, Adhitya | 05.30 – 06.00 |
| Berangkat dari kantor | Seluruh panitia | 06.15 |
| Pembagian snack pagi | Penanggung jawab bus | 07.15 |
| Sampai tujuan | 11.00 | |
| Pembukaan | Bapak Dudi Sutardi | 11.20 |
| Games | Seluruh panitia | 11.30 |
| Istirahat | 12.30 – 13.30 | |
| Acara bebas | 13.30 – 16.30 | |
| Pulang | 17.15 |
Penanggung Jawab Bus
Bus 1: Dewi, Sintia
Bus 2: Anggi, Indra
Bus 3: Adhitya, Gadis
9. Contoh Rundown Acara Perpisahan Sekolah
Rundown acara perpisahan sekolah dilakukan sekali dalam setahun sehingga panitia bisa menyiapkan waktu lebih panjang agar acara dapat berlangsung meriah sesuai tema yang diusung.
Pembukaan
- Pembukaan MC: 07.30 – 07.40
- Pembacaan doa dan ayat suci Al-Qur’an: 07.45 – 08.15
Sambutan
- Sambutan kepala sekolah: 08.20 – 08.30
- Sambutan orang tua/wali siswa: 08.30 – 08.40
- Sambutan guru: 08.40 – 08.50
- Sambutan perwakilan siswa: 08.50 – 09.00
Pemberian Penghargaan
- Penghargaan kepada siswa yang berprestasi: 09.00 – 09.10
- Penghargaan kepada siswa teladan: 09.10 – 09.20
- Penghargaan kepada guru pembimbing: 09.20 – 09.30
Penampilan Seni Tari
- Tarian disertai paduan suara oleh siswa: 09.30 – 09.45
Pemutaran Video Kesan dan Pesan
- Video kenanangan perjalanan selama sekolah: 09.50 – 10.10
- Video pesan dari guru: 10.10 – 10.25
Pidato Perpisahan
- Pidato perpisahan kelas: 10.30 – 10.45
Hiburan
- Games antarkelas: 11.00 – 12.00
- Istirahat: 12.00 – 13.00
- Acara musik perwakilan kelas: 13.00 – 14.00
Penutup
- Penutupan acara: 14.00 – 14.30
FAQ
Bagaimana cara membuat rundown?
Cara membuat rundown dimulai dengan menyusun secara rinci kegiatan yang akan dilakukan lalu lakukan koordinasi dengan panitia untuk menentukan durasi, tempat, pengisi, dan lain sebagainya.
Rundown artinya apa?
Rundown adalah daftar susunan kegiatan yang akan dilaksanakan supaya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
***
Semoga ulasan di atas bermanfaat, ya.
Simak ragam informasi menarik hanya di Berita.99.co.
Follow juga Google News kami agar tidak ketinggalan informasi paling terkini.
Jangan lupa untuk mengakses laman www.99.co/id guna menemukan beragam rumah idaman dan pilihan properti lainnya.
Dapatkan berbagai promo dan diskon menggiurkan karena ternyata beli hunian emang #segampangitu.
