Memahami cara menulis surat undangan rapat yang benar adalah sebuah keharusan agar dokumen yang dibuat bisa sesuai dengan tata caranya. Berikut ini Berita 99.co Indonesia hadirkan cara membuat beserta contoh surat undangan rapat yang baik dan benar untuk Sahabat 99 jadikan referensi.
Surat undangan rapat merupakan salah satu dokumen yang memuat ajakan kepada seseorang atau kelompok untuk menghadiri suatu kegiatan rapat.
Biasanya, kegiatan rapat dapat mengundang seseorang atau instansi untuk membahas hal yang bersifat penting bagi kepentingan banyak orang.
Secara umum, surat undangan rapat itu termasuk ke dalam jenis surat undangan resmi.
Apa Itu Surat Undangan Rapat?
Melansir dari buku Bahasa Indonesia 3 oleh Ahmad Aibli, dkk, surat undangan merupakan dokumen yang dibuat untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis oleh satu pihak dan disebarluaskan kepada pihak lainnya.
Dokumen ini sifatnya resmi dan dibuat oleh suatu instansi, organisasi, maupun lembaga tertentu.
Hadirnya surat undangan rapat juga bertujuan untuk mengundang suatu pihak agar mau mengikuti kegiatan bersama.
Format Surat Undangan Rapat
Mengingat surat ini termasuk ke dalam surat undangan resmi, terdapat hal-hal penting yang harus kamu ketahui, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian dari surat yang menjadi identitas sebuah perusahaan atau instansi.
Pembuatan kop surat bertujuan agar penerima dokumen bisa mengetahui asal surat tersebut.
Setiap undangan resmi sejatinya memiliki kop agar bisa menggambarkan pengirim.
Selain untuk undangan rapat, kop surat resmi banyak ditemukan pada surat-surat dari instansi, contohnya pada surat referensi.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat dibuat sebagai acuan waktu kepenulisan surat tersebut dibuat.
3. Nama dan Pihak yang Dituju
Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas supaya nama dan pihak yang dituju bisa mengetahui jelas tentang si pengirim surat.
4. Isi Surat
Isi surat memuat ajakan kepada penerima untuk menghadiri acara atau kepentingan resmi tertentu.
5. Waktu dan Tempat
Selain tanggal surat, keterangan waktu dan tempat pun wajib dicantumkan sebagai acuan waktu acara yang akan diselenggarakan.
Hal ini bertujuan supaya penerima surat tidak akan kebingungan dan bisa mengetahui waktu dan tempat pelaksanaan acara.
6. Lampiran
Beberapa undangan memang ada yang menggunakan bagian ini dan ada juga yang tidak.
Lampiran ini bertujuan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara supaya penerima undangan dapat mengetahui secara umum tentang acara tersebut.
7. Stempel dan Tanda Tangan
Stempel dan tanda tangan menjadi bukti bahwa undangan yang diterima berasal dari pihak resmi.
Baca Juga: 10 Contoh Notulen Rapat yang Benar Beserta Penjelasan Lengkap, Bisa Dijadikan Referensi!
Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Cara membuat surat undangan rapat memang sederhana, tetapi begitu tetap memerlukan ketelitian.
Maka, pastikan kamu memperhatikan hal-hal berikut dalam membuat surat undangan rapat:
- Ketahui secara pasti apa yang ingin dicapai dari rapat.
- Periksa kembali nama, jabatan, dan alamat setiap undangan.
- Pastikan tanggal, waktu, dan tempat rapat sudah benar.
- Tulis dengan jelas nama dan jabatan orang yang mengundang.
- Cek ulang seluruh isi surat sebelum dikirim.
- Lengkapi dengan tanda tangan dan cap resmi.
Format Umum Surat Undangan Rapat
CV. MAJU MERDEKA
Jl. Jend. Sudirman no. 16 Jakarta Pusat
Telp/Fax: 021-567883
Email: [email protected]
Jakarta, 25 Februari 2021
Nomor     : 010/URP/MB/IV/2018
Lampiran  : –
Hal        : Undangan Rapat Perusahaan
Yth.
Bpk. Salim Yudhoyono, S.kom
HRD CV. MAJU MERDEKA Cabang Pedurungan
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan CV. MAJU MERDEKA, kami bermaksud mengundang bapak untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:
| Hari/Tanggal | : | Senin/26 Februari 2021 |
| Waktu | : | 13.00 – Selesai |
| Tempat | : | Kantor Pusat CV. MAJU MERDEKA |
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak.
Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur PT. MAJU MERDEKA,
Tino Sulistyo
8 Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
1. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
Jalan Raya No. 123, Kecamatan Banjar, Kota Banjar
Nomor: 023/SDN123/XI/2023
Perihal: Undangan Rapat Sekolah
Lampiran: –
Banjar, 24 November 2023
Kepada Yth. Bapak/Ibu Guru dan Karyawan Sekolah Dasar Negeri 123 Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan [nama kegiatan] pada [tanggal kegiatan], kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu Guru dan Karyawan untuk menghadiri rapat koordinasi. Rapat ini bertujuan untuk membahas persiapan dan pelaksanaan kegiatan [nama kegiatan] secara lebih lanjut.
Rapat akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: [Hari], [Tanggal] Waktu: [Jam] WIB Tempat: Ruang Guru Sekolah Dasar Negeri 123
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah Dasar Negeri 123
[Tanda tangan]
[Nama Kepala Sekolah]
2. Surat Undangan Rapat Dinas Pendidikan
PEMERINTAH KOTA BANJAR
DINAS PENDIDIKAN
Jalan A Yani No. 123 Banjar, Kalimantan Selatan
Telp/Fax: 0511-7456789
Website: disdik.banjarkab.go.id
Banjar, 1 Desember 2023
Nomor: 012/123/456/2023
Sifat: Segera
Lampiran: –
Hal: Undangan Rapat
Yth.
Kepala Sekolah
SD/SMP/SMA/SMK Negeri dan Swasta
Se-Kota Banjar
Dengan Hormat,
Menindaklanjuti Surat Edaran Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 03/SE/Mendikbudristek/2023 tentang Implementasi Kurikulum Merdeka pada Tahun Ajaran 2023/2024, bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu Kepala Sekolah untuk menghadiri rapat koordinasi terkait Implementasi Kurikulum Merdeka.
Rincian kegiatan rapat sebagai berikut:
- Hari/Tanggal: Senin, 5 Desember 2023
- Waktu: Pukul 09.00 WIB s.d. selesai
- Tempat: Aula Kantor Dinas Pendidikan Kota Banjar
Agenda rapat:
- Pembukaan
- Paparan materi terkait Implementasi Kurikulum Merdeka
- Diskusi dan tanya jawab
- Penutup
Demi kelancaran acara, kami mohon Bapak/Ibu dapat hadir tepat waktu dan membawa materi terkait Implementasi Kurikulum Merdeka.
Atas kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan Kota Banjar
[Nama Kepala Dinas Pendidikan]
NIP: [NIP Kepala Dinas Pendidikan]
3. Contoh Undangan Rapat Dinas Kesehatan
PEMERINTAH KOTA BANJAR
DINAS KESEHATAN
Jl. Soekarno-Hatta No. 100 Banjar
Telp. (0751) 701890
Banjar, 01 Desember 2023
Nomor : 001/01/Dinkes/2023
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat
Yth. Kepala Puskesmas Se-Kabupaten Banjar
Di –
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan Rapat Koordinasi Program Kesehatan Tahun 2023, dengan ini kami mengundang Saudara/i untuk menghadiri rapat tersebut yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 10 Januari 2023
Waktu : 08.00 – 15.00 WIB
Tempat : Aula Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar
Agenda rapat:
- Pembukaan
- Laporan Kinerja Dinas Kesehatan Tahun 2022
- Pembahasan Program Kesehatan Tahun 2023
- Penutup
Demi kelancaran pelaksanaan rapat, dimohon Saudara/i dapat hadir tepat waktu dan membawa perlengkapan yang diperlukan.
Atas perhatian dan kehadiran Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar
(Hj. Siti Fatimah, S.KM., M.M.)
NIP. 19650710 199103 2 001
4. Contoh Surat Undangan Rapat Kementerian
sumber: menpan.go.id
5. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
sumber: semuasurat.blogspot.com
6. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS
sumber: contoh-surat.com
7. Contoh Surat Undangan Rapat Kantor
sumber: jojonomic.com
8. Contoh Surat Undangan Rapat RT dan RW
sumber: pt.slideshare.net
***
Nah, itulah penjelasan mengenai surat undangan rapat beserta contohnya yang bisa kamu simak.
Semoga informasi ini dapat bermanfaat ya, Property People!
Jangan lupa untuk baca artikel informatif lainnya hanya di Berita.99.co.
Follow juga Google News kami agar tidak ketinggalan informasi terkini.
Akses laman www.99.co/id guna menemukan beragam rumah idaman dan properti.
Dapatkan berbagai promo serta diskon menggiurkan karena ternyata beli hunian emang #segampangitu.
