Kamu sudah tahu bagaimana cara menulis email yang benar di ranah profesional? Daripada salah langkah, pelajari dahulu penjelasannya berikut ini, ya!
Seiring perkembangan zaman, semakin banyak alternatif pilihan kita untuk berkomunikasi.
Salah satunya adalah dengan menggunakan e-mail atau surat elektronik.
Sayangnya, belum banyak yang memahami bagaimana cara menulis email yang benar.
Akibatnya, kerap terjadi kesalahpahaman antara pengirim serta penerima email.
Untuk menghindari hal ini, berikut penjelasan lengkap mengenai beberapa etika mengirim email yang perlu kamu pahami!
10 Cara Menulis Email yang Baik
1. Pastikan Tujuan Email Terlebih Dahulu
Sumber: shutterstock.com
Pertama, kamu harus memastikan tujuan pengiriman email terlebih dahulu.
Apakah untuk melamar kerja, meminta bantuan, mengundang, atau memberikan informasi?
Ini karena tujuan email akan mempengaruhi gaya bahasa serta pemilihan kosakata.
Jika ingin meminta bantuan atau melamar pekerjaan, tentu bahasamu harus lebih sopan.
Sementara jika hanya ingin memberikan informasi, kamu bisa menulis isi email dengan singkat dan padat.
2. Hindari Penggunaan Bahasa Slang
Cara menulis email yang benar berikutnya, hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa gaul.
Gunakanlah gaya bahasa yang lebih umum serta mudah untuk dipahami oleh siapa pun.
Meski terkesan agak kaku, ini penting untuk memastikan tidak ada kesalahan interpretasi dari penerima email.
Pasalnya, tidak semua orang memiliki pemahaman bahasa gaul yang sama dengan dirimu.
Tidak hanya menggunakan bahasa yang mudah dipahami, pastikan kamu juga teliti menggunakan tanda baca, ya.
3. Isi Subjek Email dengan Spesifik
Selanjutnya, jangan sembarangan mengisi bagian subjek email atau bahkan mengosongkannya.
Subjek adalah hal pertama yang seseorang baca ketika ia menerima surat elektronik.
Jika kamu mengisinya sembarangan, bisa jadi penerima tidak merasa bahwa suratmu penting.
Efeknya, mereka tidak akan langsung membuka dan meresponsnya.
Karena itu tulislah dengan jelas apa tujuan surat yang kamu kirim, misalnya saja “Permintaan Pengadaan Barang” atau “Penawaran Pengisi Acara Seminar”.
Hal ini merupakan bagian dari etika mengirim email yang benar dalam dunia profesional.
4. Tulis Salam Pembuka di Setiap E-mail
Cara menulis email yang benar berikutnya, selalu gunakan salam pembuka di setiap surat elektronik yang kamu kirimkan.
Entah e-mail formal maupun non-formal, jangan gunakan salam sehari-hari seperti “Hai”, Bro/Sis”, “Hey”, dan lainnya.
Untuk pesan yang formal sebaiknya gunakan “Yang terhormat (masukkan nama)”.
Namun jika ingin lebih kasual kamu bisa menggunakan “Halo (masukkan nama)” atau “Dear (masukkan nama)”.
Lalu perlu kamu ingat, jangan menyingkat nama seseorang kecuali kamu sudah mendapat izin sebelumnya.
5. Pastikan Isi Email Terstruktur dengan Baik
Sumber: shutterstock.com
Cara menulis email yang benar berikutnya, pastikan isi surat terstruktur dengan baik.
Dengan begitu, penerima akan lebih mudah memahami informasi yang ada di dalamnya.
Adapun urutan alur surat elektronik yang baik adalah subject, opening, body, closing, dan signature.
6. Jelaskan Tujuanmu dengan Baik di Badan Surat
Jangan pernah menganggap penerima e-mail sudah memahami atau mengetahui apa yang kamu bicarakan.
Kamu tetap harus menuliskan tujuanmu dalam badan surat dengan jelas dan serinci mungkin.
Misalnya, kamu ingin meminta penerima surat untuk menjadi pembicara di sebuah seminar.
Maka jelaskan dengan rinci mengenai nama acara, tujuan, tanggal, waktu, dan lainnya.
Namun, hindari menulis dengan bertele-tele karena ini bisa membuat penerima singkat.
Kamu juga sebaiknya tidak menuliskan singkatan yang aneh atau jargon di dalam badan e-mail.
7. Hindari Memasukkan Humor Internal ke Dalamnya
Etika mengirim email berikutnya, hindari memasukkan humor atau lelucon ke dalam surat elektronik.
Apalagi jika pesan tersebut kamu tujukan kepada rekan kerja.
Pasalnya lelucon yang kamu kirim belum tentu bisa ia terjemahkan dengan baik.
Situasi terburuknya, penerima email akan menganggap humormu sebagai sarkasme karena ia terima tanpa intonasi suara dan ekspresi wajah.
8. Cantumkan Tanda Tangan Elektronik ketika Mengirim Email
Cara mengirim email yang baik dan sopan berikutnya, jangan lupa mencantumkan tanda tangan.
Tanda tangan yang dimaksud di sini adalah signature elektronik yang akan muncul di akhir e-mail ketika kamu mengirim surat.
Signature ini umumnya berisi nama dan data pribadi seperti alamat kantor, e-mail, atau nomor telepon.
Agar memudahkan, kamu bisa mengatur agar signature muncul secara otomatis di pengaturan surat elektronik.
Hal ini penting agar penerima surat tahu harus menghubungi ke mana untuk merespons suratmu.
9. Koreksi Kembali Pesan yang Akan Dikirim
Sumber: shutterstock.com
Etika mengirim email selanjutnya, pastikan bahwa sebelum menekan tombol ‘kirim’, kamu mengecek ulang surat tersebut.
Jangan sampai ada kesalahan ketik di dalamnya baik secara ejaan maupun tata bahasa.
Meski tampak sepele, hal ini bisa jadi tolak ukur seseorang akan karakter dirimu.
Cek juga alamat penerima surat, agar pesan tersebut sampai ke tujuan dengan aman.
10. Perhatikan Waktu Pengiriman E-mail
Cara mengirim email yang baik berikutnya, perhatikan waktu pengiriman.
Jangan mengirim email pada jam-jam istirahat, misalnya saja pukul sembilan malam.
Ini akan membuatmu terlihat tidak sopan, tidak menghargai waktu istirahat orang lain, serta tidak pandai mengatur waktu.
Kebiasaan seperti ini juga rawan menimbulkan konflik dengan rekan kerja.
Kalaupun ada masalah yang urgent, pastikan kamu meminta maaf karena menghubungi di luar jam kerja.
Hal yang Harus Kamu Hindari
Selain mempelajari cara menulis dan mengirim email yang baik, pastikan kamu juga tahu apa saja hal yang sebaiknya tidak dilakukan.
Berikut hal-hal yang perlu kamu hindari tersebut:
- Menggunakan alamat e-mail yang alay seperti ‘[email protected]’.
- Memadukan berbagai macam font dalam satu e-mail.
- Memakai ukuran font dan warna tulisan yang berbeda-beda.
- Mengabaikan salam penutup dan langsung mengirim email.
- Mengirim pesan yang sama berulang kali ketika tidak kunjung menerima balasan.
FAQ
Apa aturan dalam menulis email formal?
Ketika menulis email formal, pastikan kamu memasukkan judul, salam pembuka, isi email, penutup, serta signature.
Apa saja yang harus diperhatikan saat membuat email?
Ketika akan membuat email, pastikan kamu menggunakan akun yang profesional dan tidak alay.
Dengan begitu, meski belum membaca isinya, penerima tidak akan memandangmu sebelah mata.
Subjek pada email diisi dengan apa?
Pada bagian subjek email, kamu bisa menuliskan judul atau tujuan utama dari surat elektronik tersebut.
***
Semoga penjelasan mengenai cara menulis email yang benar di atas bermanfaat untukmu, ya.
Cek informasi seputar properti lainnya hanya di Berita.99.co Indonesia.
Kunjungi juga Google News untuk menemukan beragam berita lainnya.
Kamu juga bisa berkunjung ke Berita.99.co untuk mencari sejumlah tips terkait rumah dan properti.
#segampangitu menemukan pilihan hunian terbaik dan terlengkap di www.99.co/id.
Enggak percaya? Cek sekarang juga!
